เครื่องถ่ายเอกสารที่เล็กเกินงานจะเสียบ่อยและทำให้งานช้า ส่วนเครื่องที่ใหญ่เกินงานก็เปลืองงบโดยไม่จำเป็น การเลือกให้พอดีกับการใช้งานจริงช่วยประหยัดได้ทั้งค่าเครื่องและค่าดูแลระยะยาว นี่คือ 6 เรื่องที่ควรดูก่อนเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร สำหรับสำนักงาน
1. ปริมาณงานต่อเดือน
เริ่มจากประเมินว่าองค์กรพิมพ์และถ่ายเอกสารเดือนละกี่แผ่น ถ้ามีเครื่องเดิมให้ดูจากตัวนับแผ่น แล้วเลือกเครื่องที่ รองรับปริมาณงานต่อเดือนสูงกว่าที่ใช้จริง พอสมควร เพื่อเผื่อช่วงงานพีคและไม่ให้เครื่องทำงานหนักเกินกำลัง
2. ความเร็ว (ppm)
ความเร็วเครื่องวัดเป็น แผ่นต่อนาที (ppm) สำนักงานเล็กที่มีผู้ใช้ไม่กี่คนใช้เครื่องความเร็วระดับเริ่มต้นได้ ส่วนสำนักงานที่มีผู้ใช้หลายแผนก หรือมีงานเอกสารจำนวนมากในแต่ละครั้ง ควรเลือกเครื่องที่เร็วขึ้นเพื่อลดเวลารอคิว
3. ขาวดำ หรือ สี
- เครื่องขาวดำ: ต้นทุนต่อแผ่นต่ำ เหมาะกับงานเอกสาร ใบกำกับ สัญญา รายงานภายใน
- เครื่องสี: เหมาะกับงานนำเสนอ ใบเสนอราคา สื่อการตลาด แต่ต้นทุนต่อแผ่นสีสูงกว่า ควรตั้งสิทธิ์ผู้ใช้เพื่อคุมการพิมพ์สี
4. ขนาดกระดาษ A4 หรือ A3
ถ้าต้องพิมพ์แบบแปลน ตารางขนาดใหญ่ หรือเอกสาร A3 ควรเลือกเครื่องที่รองรับ A3 แต่ถ้าใช้แค่ A4 เครื่อง A4 จะประหยัดพื้นที่และงบมากกว่า
5. ฟังก์ชันที่จำเป็น
- สแกนส่งอีเมล / โฟลเดอร์ ลดการใช้กระดาษ
- พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ (Duplex) ประหยัดกระดาษ
- ชุดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) สำหรับถ่ายหรือสแกนเอกสารหลายหน้า
- พิมพ์ผ่านเครือข่ายและมือถือ
- รหัสผู้ใช้ / นับแผ่นแยกแผนก ช่วยคุมค่าใช้จ่าย
- ตัวเย็บหรือเจาะรู (Finisher) สำหรับงานเอกสารจำนวนมาก
6. บริการหลังการขายและอะไหล่
เครื่องดีแค่ไหนก็ต้องมีวันที่ต้องซ่อมหรือเปลี่ยนอะไหล่ ก่อนตัดสินใจควรถามว่า ผู้จำหน่ายมีช่างในพื้นที่ไหม เข้าซ่อมได้เร็วแค่ไหน และมีอะไหล่รุ่นนั้นพร้อมหรือไม่ เพราะเวลาที่เครื่องหยุดทำงานคือต้นทุนที่มองไม่เห็นของบริษัท
สรุปแนวทางเลือกตามลักษณะองค์กร
| ลักษณะการใช้งาน | แนวทางที่เหมาะ |
|---|---|
| สำนักงานเล็ก งานเอกสารทั่วไป | เครื่องขาวดำ A4 ความเร็วระดับเริ่มต้น พร้อมสแกนและพิมพ์สองหน้า |
| สำนักงานขนาดกลาง หลายแผนก | เครื่อง A3 ความเร็วปานกลาง มีรหัสผู้ใช้แยกแผนก |
| ต้องการงานสีสำหรับลูกค้า | เครื่องสี A3 พร้อมตั้งสิทธิ์การพิมพ์สี |
| โรงงาน / ฝ่ายผลิต งานหนักต่อเนื่อง | เครื่องความเร็วสูง รองรับปริมาณงานมาก พร้อมสัญญาดูแลเครื่อง |
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าเครื่องแบบไหนเหมาะ ทีมงานมหาชัยก๊อปปี้ช่วยประเมินปริมาณงานและแนะนำรุ่นที่เหมาะสม ทั้งแบบซื้อขาดและแบบเช่า พร้อมจัดส่ง ติดตั้ง และดูแลหลังการขาย
ปรึกษาทีมงาน
สอบถามเรื่องเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่อง อะไหล่ หรือวัสดุสิ้นเปลือง ติดต่อได้ทาง LINE @mhcthailand หรือโทร 088-644-4855 (จันทร์–เสาร์ 08:30–17:30 น.) หรือกรอกแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาบนเว็บไซต์ ทีมงานให้บริการพื้นที่กรุงเทพฯ สมุทรสาคร สมุทรสงคราม และนครปฐม
สนใจเครื่องหรือบริการในบทความนี้?
สอบถามรุ่น ราคา หรือเงื่อนไขการเช่า ทีมงานตอบกลับทุกวันจันทร์ถึงเสาร์
