หลายสำนักงานและโรงงานเจอคำถามเดียวกันเมื่อถึงเวลาต้องมีเครื่องถ่ายเอกสาร: ควรเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือซื้อขาดดีกว่ากัน คำตอบขึ้นกับปริมาณงาน งบประมาณ และความพร้อมในการดูแลเครื่อง บทความนี้สรุปข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ พร้อมวิธีคิดว่าแบบไหนคุ้มกว่าสำหรับองค์กรของคุณ
เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร คืออะไร
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารคือการจ่ายค่าบริการรายเดือนตามสัญญา โดยผู้ให้เช่าเป็นผู้จัดหาเครื่อง ติดตั้ง และดูแลตลอดอายุสัญญา ส่วนใหญ่ค่าเช่าจะรวมผงหมึก อะไหล่ วัสดุสิ้นเปลือง และค่าช่างไว้แล้ว ผู้ใช้จึงจ่ายเพียงค่าเช่าและค่ากระดาษ
ข้อดีของการเช่า
- ไม่ต้องลงทุนก้อนใหญ่ รักษากระแสเงินสดของบริษัท
- ค่าใช้จ่ายคาดการณ์ได้ จ่ายเท่ากันทุกเดือน วางงบได้ง่าย
- ไม่ต้องกังวลเรื่องซ่อม เครื่องเสียมีช่างเข้าดูแลตามสัญญา
- ได้หมึกและอะไหล่รวมในสัญญา ไม่ต้องสต็อกเอง
- ค่าเช่าบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ (ควรปรึกษาฝ่ายบัญชีตามกรณีของบริษัท)
- อัปเกรดรุ่นได้ เมื่อปริมาณงานเปลี่ยนหรือหมดสัญญา
ข้อควรพิจารณาของการเช่า
- มีระยะสัญญาขั้นต่ำ ควรอ่านเงื่อนไขการยกเลิกให้ชัด
- บางสัญญากำหนดจำนวนแผ่นต่อเดือน ถ้าพิมพ์เกินอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
- ระยะยาวมาก ๆ ยอดรวมอาจสูงกว่าการซื้อ หากองค์กรมีทีมดูแลเครื่องเอง
ซื้อเครื่องถ่ายเอกสารขาด เหมาะกับใคร
การซื้อขาดคือจ่ายค่าเครื่องครั้งเดียวแล้วเป็นเจ้าของ เหมาะกับองค์กรที่มีงบลงทุนพร้อม ต้องการใช้เครื่องนาน ๆ และสะดวกจัดการเรื่องหมึก อะไหล่ และการซ่อมเอง หรือทำสัญญาบำรุงรักษา (MA) แยกกับผู้จำหน่าย
ข้อดีของการซื้อ
- เป็นทรัพย์สินของบริษัท ไม่มีสัญญาผูกมัด
- ไม่มีข้อจำกัดจำนวนแผ่นต่อเดือน
- ถ้าใช้งานนานและดูแลดี ต้นทุนเฉลี่ยต่อปีจะลดลง
ข้อควรพิจารณาของการซื้อ
- ต้องใช้งบก้อนแรกสูง
- ค่าหมึก ดรัม อะไหล่ และค่าซ่อม เป็นภาระของผู้ซื้อเมื่อพ้นประกัน
- เครื่องเก่าลงเรื่อย ๆ ค่าซ่อมมักเพิ่มขึ้นตามอายุ
เปรียบเทียบ เช่า vs ซื้อ
| หัวข้อ | เช่า | ซื้อขาด |
|---|---|---|
| เงินลงทุนเริ่มต้น | ต่ำ | สูง |
| ค่าใช้จ่ายรายเดือน | คงที่ตามสัญญา | ไม่แน่นอน (หมึก/อะไหล่/ซ่อม) |
| การซ่อมบำรุง | ผู้ให้เช่าดูแล | ผู้ซื้อดูแลเองหรือทำ MA |
| หมึกและวัสดุสิ้นเปลือง | ส่วนใหญ่รวมในค่าเช่า | ซื้อเอง |
| การเปลี่ยนรุ่น | ทำได้ตามเงื่อนไขสัญญา | ต้องซื้อเครื่องใหม่ |
| เหมาะกับ | SME, สาขา, โรงงานที่ไม่อยากดูแลเครื่อง | องค์กรมีงบและทีมดูแลเอง |
วิธีคิดง่าย ๆ ว่าแบบไหนคุ้มกว่า
- ประเมินปริมาณงานต่อเดือน ดูจากตัวนับแผ่นของเครื่องเดิม หรือประมาณจากจำนวนเอกสารที่ใช้
- คิดต้นทุนรวมตลอดอายุใช้งาน ฝั่งซื้อ = ค่าเครื่อง + หมึก + ดรัม + อะไหล่ + ค่าซ่อม ตลอด 3–5 ปี ฝั่งเช่า = ค่าเช่า × จำนวนเดือน + ค่ากระดาษ
- ประเมินต้นทุนที่มองไม่เห็น เวลาที่พนักงานเสียไปเมื่อเครื่องเสีย งานสะดุด ความเร็วในการได้ช่าง
- ดูแผนธุรกิจ ถ้ามีโอกาสขยายสาขาหรือปริมาณงานเปลี่ยนบ่อย การเช่ายืดหยุ่นกว่า
โดยทั่วไป ถ้าต้องการความสะดวก ไม่อยากดูแลเครื่อง และต้องการคุมค่าใช้จ่ายรายเดือน การเช่ามักคุ้มกว่า แต่ถ้าปริมาณงานคงที่ มีงบลงทุน และมีคนดูแลเครื่อง การซื้อขาดก็เป็นทางเลือกที่ดี
บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร มหาชัยก๊อปปี้
มหาชัยก๊อปปี้ให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารพร้อมจัดส่งและติดตั้งฟรี ดูแลผงหมึก อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลืองตลอดอายุสัญญา มีทีมช่าง Onsite Service และ Remote Support ช่วยแก้ปัญหาเบื้องต้น และยังมีเครื่องสำหรับลูกค้าที่ต้องการซื้อขาดพร้อมบริการหลังการขาย
ปรึกษาทีมงาน
สอบถามเรื่องเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่อง อะไหล่ หรือวัสดุสิ้นเปลือง ติดต่อได้ทาง LINE @mhcthailand หรือโทร 088-644-4855 (จันทร์–เสาร์ 08:30–17:30 น.) หรือกรอกแบบฟอร์มขอใบเสนอราคาบนเว็บไซต์ ทีมงานให้บริการพื้นที่กรุงเทพฯ สมุทรสาคร สมุทรสงคราม และนครปฐม
สนใจเครื่องหรือบริการในบทความนี้?
สอบถามรุ่น ราคา หรือเงื่อนไขการเช่า ทีมงานตอบกลับทุกวันจันทร์ถึงเสาร์
